Perancangan Pesan Komunikasi Bisnis

Perencanaan Pesan Komunikasi Bisnis merupakan suatu langkah strategis bagai pencapaian faktor penetu tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan- pesan bisnisyang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :

1.            Fase perencanaan,

 Adanya pemikiran yang sangat mendasar seperti masksud/tujuan komunikasi audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan dalam penyampaian pesan. Disamping itu intonasi suara juga perlu diatur, pakah melemah, mendatar atau tinggi. Yang penting adalah mensiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.

2.            Fase Pengorganisasian,

Erat kaitanya dengan penyusunan atau pengaturan kata- kata, kalimat, dan paragraf. Karena dalam penyusunan kata-kata harus dapat dipertanggungjawabkan terhadap yang dituangkan dalam kata-kata tersebut dan terdapat seleksi berbagai ilustrasi yang ada serta melakukan penyusunan mendukung ide pokok, gunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3.            Revisi,

Setelah ide yang disusun dituangkan dalam kata-kata, kalimat, paragraf, perhatikan apa kata-kata itu telah diekspereesikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali, apakah sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Kalau ternyata belum sesuai perlu dilakukan pengecekan sekaligus Revisi/perbaikan seperlunya, sehingga apa yang direncanakan sebelumnya dapat dicapai. Dalam melakukan perencanaan, maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus disamping itu dalam tahap perencanaan, analisis audien yang mencakup pengembangan profil audience, pemenuhan kebutuhan informasi audience dan pemenuhan kebutuhan motivational audience perlu dilakukan. Langkah dalam proses perencanaanpesan-pesan komunikasi bisnis adalah menentukan ide utamanya. Ide utama merupakan rangkuman dari pesan-pesan yang disampaikan. Dengan mendefinisikan ide utama, akan diperoleh arahan tau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan.

Penentuan Tujuan Pesan Bisnis

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan Good will, setiap pesan bisnis hendaknya memilikitujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

1)      Memberi Informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitandengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatuperusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai stafadminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

2)      Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apayang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutamayang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3)       Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnisantara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorangdapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestikmaupun perusahaan asing.

Analisis Audiens

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisaindividu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-bedaatas pesan yang mereka terima.

a.       Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpaharus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepadaorang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

b.      Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yangberpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

c.       Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukanhanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

d.      Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnyamereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

e.       Memperkirakan reaksi penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akandilakukan oleh penerima.

f.       Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhikebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis

Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah ,merupakam ide-ide pendukung (supporting idea). Topic dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topic adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kreatifitas. Ada tiga teknik atau cara yang dapat di perlukan untuk menentukan ide pokok :

1.       Brainstorming

Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih bervariatif, baru dan orisinil.

2.       Petunjuk atasan

Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.

3.       Kebiasaan

Untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan kebiasaan.

Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melaluidua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulistergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

·         Saluran komunikasi lisan (oral communications)

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak di gunakan dalam bisnis,komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu disukai karena sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back). Alat bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan slide show.

·         Saluran komunikasi tertulis (written communicationss)

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.

Sumber: 

http://materikuliahmanajemensemester3.blogspot.co.id

https://www.scribd.com/doc/289551914/Perencanaan-Pesan-pesan-Bisnis