Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

• Subjek dan tujuan haruslah jelas.

• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

• Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

• Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

Manfaat pesan yang disusun dengan baik adalah:

a.       membantu audiens memahami suati pesan

b.      membantu audiens menerima suatu pesan

c.       menghemat waktu
mempermudah pekerjaan komunikator

Tidak teroganisasinya komunikasinya dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut :
a) Bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan

b) Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-buang waktu juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.

c) Menyajikan ide-ide secara tidak logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topic bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan

d) Informasi penting kadang kala tidak tercakup didalam pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting , dan pesan pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dan topic pembahasan. Karena asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat perlengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.

2. Bagaimana suatu pesan dikatakan terorganisasi dengan baik?

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan , yaitu :

a) Subyek dan tujuan haruslah jelas

b) Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

c) Ide –ide harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis

d) Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

3 . Bagaimana anda mendifinisikan ide-ide melalui outline ?

Apabila anda menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline, sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian ? hal ini karena dengan adanya outline akan membantu anda memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Disamping itu , outline juga akan menuntun anda untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efesien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu anda mengekspresikan transisi ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran anda.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan kedalam tiga golongan:

a) Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu anda menetapkan tujuan dan strategi umum dan suatu pesan.
Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yaitu :

1. Apa yang anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkaannya
2. Alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline

b) Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut

c) Ilustrasi dengan bukti-bukti
semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan outline yang adan buat akan menjadi semakin baik

4 . Sebutkan beberapa bentuk rencana organisasional

a) Jenis / tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request dapat berbentuk surat maupun memo, misalnya anda tertarik terhadap suatu produk baru dan anda berkeinginan sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut katakteristik, harga dan cara pembayaran , anda dapat membuat surat direct request.

b) Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
Jika anda memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap anda, audiens kemungkinan akan menjadi netral. Jika anda mengumumkan penurunan harga, menerima surat undangan , atau ucapan selamat dari teman sejawat, audiens akan senang mendengarkan. Jadi pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung

c) Pesan –pesan bad news
Jika anda mengumumkan penolakan suatu lamaran, menolak kredit, merampingkan karyawan , atau menurunkan pangkat, audiens anda umumnya akan kecwa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu, pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung . jika anda mempunyai berita yang tidak menyenangkan cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggnakan bahasa yang halus

d) Pesan – pesan persuasive
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang anda sampaikan , pesan-pesan persuasive dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens anda dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

5. Mengapa pesan-pesan good news dan goodwill menggunakan pendekatan langsung ?

Karena goodnews dan goodwill merupakan informasi rutin. Misalnya mengumumkan penurunan harga, menerima surat undangan , atau ucapan selamat dari teman sejawat.

6. Mengapa pesan-pesan badnews menggunakan pendekatan tidak langsung ?

Karena badnews pada umumnya akan membuat seseorang menjadi kecewa dan tidak senang mendengarnya misalnya, penolakan surat lamaran, menolak kredit, pemecatan karyawan , dan lain-lain.. , jadi akan lebih baik apabila ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan bahasa yang halus

Sumber :

https://prezi.com/c1vyodivizpe/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis/