Perancangan Pesan Komunikasi Bisnis
Perencanaan Pesan Komunikasi Bisnis merupakan suatu
langkah strategis bagai pencapaian faktor penetu tujuan organisasi secara
menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi.
Pesan- pesan bisnisyang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi. Proses komposisi ( composition process ) penyusunan
pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti
yang dilakukan oleh seorang komposer.
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :
1.
Fase perencanaan,
Adanya pemikiran yang sangat mendasar seperti
masksud/tujuan komunikasi audience yang akan menerima pesan, ide pokok
pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan
dalam penyampaian pesan. Disamping itu intonasi suara juga perlu diatur, pakah
melemah, mendatar atau tinggi. Yang penting adalah mensiasati situasi yang ada,
sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.
2.
Fase Pengorganisasian,
Erat kaitanya dengan penyusunan atau pengaturan
kata- kata, kalimat, dan paragraf. Karena dalam penyusunan kata-kata harus
dapat dipertanggungjawabkan terhadap yang dituangkan dalam kata-kata tersebut
dan terdapat seleksi berbagai ilustrasi yang ada serta melakukan penyusunan
mendukung ide pokok, gunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami,
dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3.
Revisi,
Setelah ide yang disusun dituangkan dalam
kata-kata, kalimat, paragraf, perhatikan apa kata-kata itu telah
diekspereesikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah
kembali, apakah sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Kalau ternyata
belum sesuai perlu dilakukan pengecekan sekaligus Revisi/perbaikan seperlunya,
sehingga apa yang direncanakan sebelumnya dapat dicapai. Dalam melakukan
perencanaan, maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan
terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus disamping itu dalam tahap
perencanaan, analisis audien yang mencakup pengembangan profil audience,
pemenuhan kebutuhan informasi audience dan pemenuhan kebutuhan motivational
audience perlu dilakukan. Langkah dalam proses perencanaanpesan-pesan
komunikasi bisnis adalah menentukan ide utamanya. Ide utama merupakan rangkuman
dari pesan-pesan yang disampaikan. Dengan mendefinisikan ide utama, akan
diperoleh arahan tau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan.
Penentuan Tujuan Pesan Bisnis
Pesan bisnis
dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan
kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan.
Untuk dapat menciptakan Good will, setiap pesan bisnis hendaknya
memilikitujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan
organisasi. Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1) Memberi
Informasi (informing)
Tujuan pertama
dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitandengan dunia
bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatuperusahaan
membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai
stafadminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2) Membujuk
atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua
komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apayang
disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan,
terutamayang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain
dalam bisnis.
3) Melakukan
kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga
dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnisantara
seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut
seseorangdapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan
domestikmaupun perusahaan asing.
Analisis Audiens
Analisis
terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi
bisaindividu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang
berbeda-bedaatas pesan yang mereka terima.
a.
Mengembangkan
Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya
relatif lebih mudah dilakukan tanpaharus melalui penelitian yang rumit.
Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepadaorang yang sudah dikenal
pada umumnya bisa diperkirakan.
b.
Mengenali
penerima primer
Apabila penerima terdiri dari
beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yangberpengaruh atau
bertindak sebagai pengambil keputusan.
c.
Menetapkan
jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi
pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukanhanya kepada satu orang akan
berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
d.
Mengukur
Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama
pengirim , maka pada umumnyamereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif
sama terhadap suatru pesan.
e.
Memperkirakan
reaksi penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada
reaksi yang diperkirakan akandilakukan oleh penerima.
f.
Memenuhi
Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan
penerima . Memenuhikebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci
sukses pesan bisnis
Penentuan Ide Pokok
Setiap
pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide
pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah
,merupakam ide-ide pendukung (supporting idea). Topic dan ide pokok
merupakan dua hal yang berbeda. Topic adalah subjek pesan yang lebih luas,
sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi
dan tujuan dari topic tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Penentuan
ide pokok memerlukan pengalaman dan kreatifitas. Ada tiga teknik atau cara yang
dapat di perlukan untuk menentukan ide pokok :
1. Brainstorming
Yaitu penentuan
ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok
secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih bervariatif,
baru dan orisinil.
2. Petunjuk
atasan
Dalam
organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta
petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
3. Kebiasaan
Untuk situasi
yang relative sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya dikembangkan ide
pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan
kebiasaan.
Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan
bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan
melaluidua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara
berbicara atau menulistergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan
karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
· Saluran
komunikasi lisan (oral communications)
Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak di gunakan dalam
bisnis,komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung
(tatap muka), melalui telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan
presentasi bisnis. Saluran itu disukai karena sederhana, spontan, nyaman,
praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan
umpan balik (feed back). Alat bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor
LCD, dan slide show.
· Saluran
komunikasi tertulis (written communicationss)
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya
surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis
duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat,
kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh
dengan waktu cepat. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu
dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat
kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.
Sumber: