Komunikasi dalam pertemuan dan rapat

1. Pertemuan

Dalam hal bisnis terutama sebuah perusahaan perlu melakukan penyusunan perencanaan, pengorganisasian, kegiatan, pelaksanaan kegiatan dll. Itu semua perlu dilakukan dalam sebuah forum memiliki wewenang untuk mengatur perencanaan. Pertemuan-pertemuan yang dilakukan dalam sebuah perusahaan bukan utnuk mengambil keputusan tapi untuk menyamakan pendapat. Komunikasi dalam pertemuan bisa berupa menghimpun laporan, keluhan, saran dan juga pendapat.

2. Rapat

Rapat juga merupakan sarana yang memiliki wewenang untuk membuat keputusan. Dan ada beberapa hal yang diperhatikan unutk mempersiapkan rapat, yaitu :

1. Undangan rapat : Untuk membuat undangan sebaiknya tidak perlu bnayak uraian. Cukup mencantumkan tujuan dengan singkat dan jelas serta hari, tanggal, waktu dan tempat.
2. Pengaturan ruang rapat : Pengaturan ruang rapat dapat disesuaikan dengan tempat dan orang yang datang. Seperti luas runagan dan jumlah kursi.
3. Perlengkapan rapat : Saat rapat perlu diperhatikan hal-hal yang diperlukan unutk rapat seperti siapa yang menjadi notulen, moderator, alat tulis, dll.

Dalam pertemuan dan rapat peerta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut . Tiap peserta hendaknya :

1. Mampu berkomunikasi secara jujur,terbnuka dan bertanggung jawab
2. Bisa berperan sebagai komunikator dan tidak memonopoli pembicaraan.
3. Responsif dan tidak emosional
4. Berperan sebagai penyelaras namun tidak kehilangan pendirian
5. Mengendalikan diri dan tidak bertele-tele dan menghindarka terjadinya debat.

Teknik berbicara, membaca dan mendengarkan

Berbicara merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebabitu pembicara harus memiliki kemampuan berbicara yang baik. Kemampuan komunikator berbicara dapat diukur dengan seberapa jauh komunikator dapat mempngaruhi perasaan, pikiran, dari si komunikan. Sebaiknya komunkator tidak gagap, gugup atau terlalu grogi.

Selain itu kemampuan membaca, komunikator perlu memilki kemampuan membaca yang baik, sehingga mampu mengekspresikan pesan dan perasaan dari orang yang menulis bacaan tersebut. Sehingga, pendengar juga bisa memahami apa yang dibaca dan tujuan komunikasi tercapai.

Mendengar merupakan hal yang dianggap mudah. Tetapiperlu konsentrasi tinggi, kesabaran, sikap ingin tahu, kepekaan sehingga mampu menerima pesan dengan baik dan benar.

Menyusun Pesan

Menyusun pesan merupakan hal yang terpenting dari semua teknik berbahasa. Bagaimana penulis dapat menulis pesan sesuai dengan kebutuhan. Seindah apapun tipografi yang dipilih, tanpa muatan pesan yang brarti itu semua omong kosong. Oleh karena itu pesan disebut juga sebagai jantungnya komunikasi.

Kemampuan yang diperlukan adalan kemampuan riset dan analisis, teknik penulisan, dan manajemen informasi. Komunikasi tertulis adalah komunikasi yang penting dalam bisnis, karena sumber dokumen utama. Karena saat orang sulit mengingat-ngingat hal penting, maka perusahaan akan memilih pemakaian tulisan.

Banyak orang yang memikirkan komunikasi non verbal adalah gerakan tubuh yang menjadi isyarat saat bertatap muka. Tetapi pesan tertulis juga merupakan bentuk non verbal.